効果的な記録の付け方

キュー・アンド・シーの阿部です。

食品工場には多くの記録があります。
以下の内容をチェックしてみてください

• 永遠に見ることのない記録を付けていませんか？
• 空欄があってもそのままになっていませんか？
• 日付、記録実施者がわかりますか？
• 「丸」ばかりついていませんか？
• 鉛筆を使っていませんか？

どれか一つでも当てはまる場合は、「記録の管理」が不十分です。
私が工場の点検に伺うと、丸ばかりついた清掃記録をよく見かけます。
そんな時「丸しか付いていない記録に意味があるのだろうか？」と疑問が沸いてきます。
恐らく清掃していれば「丸」なのでしょう。
でも「私」だったら、汚れていなければ清掃していなくても「丸」を付けることがあると思います。面倒なことは嫌いですから。清掃しても「明日まとめて付ければいいや」とも考えます。「まとめて付けちゃえ」は頻繁にやります。

何か目標を持っていても、人間はとても弱い生き物です。自分で自分を律するのは難しいと思いませんか？
でも他人の仕事を確認することが自分の仕事だったら？清掃することではなくて、清掃結果を評価し記録することが仕事だったら？

毎日ちゃんと記録するでしょう。だってそれが自分の仕事なのだから。
ということは、清掃したヒトが記録するのではなく、清掃した状態を確認したヒトが記録することが必要ということです。
「清掃状態を確認することが役目」のヒトを作る必要があるのです。仕事を他に持っている人でもいいのです。自分以外の人の仕事を確認することが大切なのです。