記録の検証って筆跡まで点検するの？

キュー・アンド・シーの阿部です。

札幌では雪が降り、一気に冬景色になりました。いよいよ冬到来です。

HACCPシステムでは、いろいろな記録を付けます。工場で働く人たちの健康チェックに始まって冷蔵庫の温度記録、清掃がちゃんと実施されたかなどの記録です。


そして保健所さんが点検にやってきて「筆跡が同じなのに、記録者は違うことになっていますが…」と言われました。

そこで一つ疑問が沸きます。「記録者名が異なっているのに筆跡が同じ」だとダメなのでしょうか？その理由は？




「記録者名が異なっているのに筆跡が同じ」だとダメです。

筆跡が同じという事は、同一人物が書いているからです。しかし記録者名が違っていると、その記録が信頼できなくなってしまいます。それは、記録者が記録していないことになり、そして、その記録に対する責任があいまいになってしまいます。トレースもできなくなります。

こんな例がありました。鉛筆は使用禁止のはずなのに記録は鉛筆。記録者名と筆跡が一致していない。工場内では鉛筆は持ち込み禁止。事務所はＯＫ。誰かが工場に鉛筆を持ち込んだのか、未記入に気が付いた人が事務所で記入したのか。記録の内容までも正しい物なのか、全くわからない状態になってしまいました。

だから、記録者名は自分の名前を自分で書かなければ意味がないのです。

記録は「事実が書いてあれば良い」だけではありません。その記録に対して「誰が責任を持つのか」を明確にしなければならないのです。社長のサインがある記録ならば、社長が責任を持ちます。

「これはお前が勝手に俺の名前で作った書類だから、俺がサインしたけれど俺には責任はない」とはならないのです。


記録の検証って筆跡まで確認するの？答えは「ハイ」です。




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