(株)キュー・アンド・シーの阿部です。
外部監査、内部監査、審査・・・・・・。
その度に、指摘事項が出されて改善するけれども、何度も同じ指摘を受ける。
会議で問題解決のために話し合っても、堂々巡りをする。
本当の原因は何なのか。
悪いところを指摘されてもなかなか真の原因には行き当たらない。
どうしたら真の原因が明確になるのか。
原因を書いても、それは指摘事項の焼き直しになってしまう。
指摘：教育訓練の記録がありませんでした。
原因：記録を書く習慣がなかったため、教育訓練の記録がありませんでした。
この場合は、記録を書く習慣がなかったことが真の原因でしょうか？
真の原因を追究するときは、「なぜ」を５回繰り返しましょう。
- なぜ、記録がなかったのか
記録を書く習慣がなかったから - なぜ、記録を書く習慣がなかったのか
記録を書く必要があるとおもわなかった - なぜ、記録を書く必要があると思わなかったのか
記録しても誰も見ないから - なぜ、記録しても誰も見ないのか
その記録の必要性を理解していないから - なぜ、その記録の必要性を理解していないのか
記録をデータとして効果的に活用できていないから
このように、なぜ？を繰り返すと、記録を付けなかった人が問題なのではなく、記録を活用していないことが問題だとわかります。効果的に活用するのは記録を付ける人ではなく、記録を見る人＝監査を受ける側の責任者＝是正処置を考える人＝あなた、ということになります。
ここがミソです。
深く原因追求しなければ、記録を付ける人が問題だ、ということで解決するのです。是正処置を考える自分には被害は及びません。
ですから、根本原因を追究するということは、自分の非が他人に晒されることを受け入れ本当に良くなろうとする事であり、「でも」と言い訳して現状に甘んじるのではなく、変化を受け入れることです。 犯人探しをせずに、問題の裏に潜む心理心情を見つめること。
問題を起こすのは人間ですから、その原因は心にあるはずです。
なぜなら人間だから。
無感情の人間はいません。その感情も考慮に入れて問題を見つめることで真の原因が見えてくるはずです。
でも、原因追求するときには感情を切り離す必要があります。
自分の感情を考慮に入れていては、解決はできません。
難しいですね。
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